Notice of Rutgers Privacy Practices for Protected Health Information for Rutgers Health Patients

This notice describes how health information about you may be used and shared and how you can look at or receive a copy of this information. Please review it carefully.

Prácticas de Privacidad

We at Rutgers Health understand information about you and your health is personal.

Rutgers Health is a comprehensive academic health care provider organization. We are committed to and required by law to keep your health information private and to tell you: 1) how we keep your personal health information private; and, 2) what you are allowed to ask for regarding your health information. We will not use or tell others about your health information except as described in this Notice or as may be required by law. This Notice applies to all of the health information maintained by our schools, departments, centers, and institutes, collectively referred to as Rutgers Health (“RH”), as well as affiliates that are part of an Affiliated Covered Entity. These entities include:

• Rutgers Cancer Institute of New Jersey
• Rutgers Ernest Mario School of Pharmacy
• Rutgers Health Group
• Rutgers New Jersey Medical School
• Rutgers Robert Wood Johnson Medical School
• Rutgers School of Dental Medicine
• Rutgers School of Graduate Studies
• Rutgers School of Health Professions
• Rutgers School of Nursing
• Rutgers School of Public Health
• Rutgers University Behavioral Health Care
• Graduate School of Applied and Professional Psychology

The schools, departments, centers, and institutes of Rutgers Health may share your health information with each other as well as others outside of RH in order to carry out patient treatment, health care payment, or health care operations. If you have any questions, please contact the Rutgers Privacy Officer at 973-972-8000.

What you have a right to know about your health records.

Although your health records are the property of your Rutgers Health provider, you have the following rights:

You may request that we communicate with you confidentially.

You can ask us to contact you in a specific way (for example at a home or business) or to send mail to a different address. Please ask the RH clinic or health care provider from where you are receiving services to assist with your request. 

You may ask to see or receive a copy of your health information.

You can ask to look at or get a copy of your health information. However, sometimes your provider may tell you no. You have the right to appeal such denials. If you believe your provider should not have denied your request, please contact the Rutgers Privacy Officer at 973-972-8000 for assistance. If we give you a copy of your health records, we are allowed to charge you a copying fee.

You may ask for a list of with whom we shared your information.

You can ask for a list of the times we’ve shared your health information and why the information was shared. The list will not include the times we shared your information for purposes of treatment, payment, and health care operations, and certain other times (such as permitted incidental disclosures). You may ask for such a list with as much as six years of information.

You may ask us to make a change to your protected health information.

You may request to change your protected health information or health record for as long as the information is in our medical and/or billing records. We will carefully consider your requests and inform you whether the change you requested can be made. 

You should receive a copy of this Notice.

You should receive a copy of this Notice. You may ask for a paper copy of this Notice. You may also find a copy of this Notice on the Rutgers Health patient care website: https://patientcare.rutgershealth.org.

We must tell you if your health information has been shown or released to someone who does not have a right to see it.

We are required to send you a letter or otherwise to tell you if we shared your health information when we were not supposed to. 

You have the right to make a complaint.

If you believe your privacy rights have been violated, you may file a complaint with Rutgers Health or with the Secretary of the Department of Health and Human Services. To file a complaint with Rutgers Health, please contact the Rutgers Privacy Officer at the address below. There will be no retaliation for filing a complaint.

When you can tell Rutgers Health not to share your health information. 

You have the right to stop a previous approval to share your health information.

You may tell Rutgers Health care providers that you no longer want us to share your health information. If you gave us permission to share your information and want to take back that permission, we will agree. However, we can only stop sharing your information after you ask us to stop. To ask Rutgers Health to stop sharing your information, please contact the Rutgers Health practice, clinic, or unit where you are receiving health care. 

You do not have to participate in a Health Information Exchange (HIE).

Rutgers Health New Brunswick locations (Robert Wood Johnson Medical School and Cancer Institute of New Jersey), New Jersey Medical School and the School of Nursing (Rutgers Community Health Center) participate in Jersey Health Connect Health Information Exchange. Jersey Health Connect is established to help patients and their authorized health care providers, treating the same patient, share or exchange relevant health care information. Only patients and caregivers who are authorized including physicians, hospitals, labs, etc., have secure, immediate, electronic access to your vital medical information. This helps your caregiver have access to necessary medical information to provide you with the best care possible. You may find additional information regarding Jersey Health Connect at www.jerseyhealthconnect.org.

There are two ways to submit your Opt-out request:

(1) by emailing your completed form to [email protected]

or

(2) by mailing your completed form via certified mail to:

Jersey Health Connect 
211 Warren Street
University Heights 
Newark, NJ 07103

Rutgers Health staff are unable to perform the opt-out process for you.

If you do not opt out of Jersey Health Connect, your medical information will be available through the Jersey Health Connect network to authorized participating providers in accordance with this Notice and applicable law. If you do opt out, your medical information will continue to be used in accordance with this Notice and applicable law but will not be made electronically available through Jersey Health Connect.

If you pay “out-of-pocket” for your health care services, you can tell us not to send your health information to a health plan. 

If you are paying for your health care by yourself and are not submitting the bills to any insurance company, you can tell your health care provider not to send your health information to a health plan. 

You can tell us we cannot use your health information for fundraising. 

We may use and share certain health information with the Rutgers Foundation so they can contact you to help raise money for Rutgers Health and/or its units. The only information released would be your contact information, such as your name, address, phone number, health insurance information, department or treating physician that provided you care, outcome information, and the dates you received treatment or services. If you do not want Rutgers Health to contact you for fundraising efforts, you may tell us by sending an e-mail to the Rutgers University Foundation at [email protected] or call us by telephone at 1-855-784-4722. 

You can tell us you do not want us to use your information for marketing. 

If we want to use or share your health information for marketing purposes, including health information related to your treatment, health care billing, or how we run our organization, we must first ask for your permission in writing. We do not have to ask for your approval if the marketing is: 1) face-to-face marketing; 2) promotional gifts of low value; 3) “refill reminders”; and 4) any other activity that does not require an authorization under Federal and State law.

You can tell us you don’t want us to sell your health information. 

Rutgers Health must obtain your written authorization to sell your health information. “Selling” your health information does not include: 1) sharing your information to treat you, billing for your care, or running our health care organization; 2) sharing your information with business associates that help us treat you, bill for your care, or run our organization; 3) conducting research, and 4) as otherwise permitted by law. For these items, we do not need your written authorization. Where federal law allows Rutgers Health to share your health information with another person or company without approval, the only reimbursement Rutgers Health may receive is a “reasonable, cost-based fee” to cover costs to prepare and send your health information. If Rutgers Health wants to sell your health information, we are required to receive your written authorization, which must state that Rutgers Health is receiving payment.

How Rutgers Health may use and share your health information.

We may use and share your health information as described below. However, this is only meant to give you a general overview and not to describe all possible uses and disclosures that may occur. 

We may use your health information to provide medical/dental treatment, items, or services.

For example, we may share all or any portion of your health information with your attending physician, treating physician, treating dentist, consulting physician(s), nurses, technicians, medical students, dental students, and other health care professionals who have a need for such information for your care and treatment. Also, different departments may share health information about you in order to coordinate specific services, such as prescriptions, lab work, and x-rays. We may also share your health information with people outside Rutgers Health who may be involved in your medical/dental care, such as family members, social service, clergy, and others that provide services that are part of your care. Also, our staff may discuss your care in a case conference. 

We may share your information so we can bill and receive payment for treatment and services that you receive. We may use and share your health information so that we may bill and receive payment for treatment and services that you receive.

Your information may also be necessary for purposes of determining coverage, medical necessity, pre-authorization, or certification, and for utilization management. The information may be released to an insurance company, third-party payer, or other entity (or their authorized representatives) involved in the payment of your medical bill and may include copies or portions of your medical/dental record. For example, a bill sent to an insurance company may include information that identifies you, your diagnosis, and the procedures and supplies used. Also, your health information may be disclosed to consumer reporting and/or to collection agencies. 

We may share your information in order to run our health care organization and operations. 

We may use and share your health information for our health care organization and operations, including quality assurance, utilization review, medical/dental review, internal auditing, accreditation, social services certification, licensing or credentialing activities of Rutgers Health, certain medical/dental research, and educational purposes. For example, Rutgers Health may review your health information to make sure that Rutgers Health providers are providing quality care to all its patients. 

We may share with other health care providers, health plans, and clearinghouses.

We may use and share your health information with your providers, health plan, or a medical billing clearinghouse providing you with treatment, receiving or processing payment, and to conduct certain operational activities as permitted by law. 

We may share with Organized Health Care Arrangements in which we participate. 

For certain activities, various independent components of Rutgers Health and other independent providers are called an Organized Health Care Arrangement. We may share information about you with health care providers participating in our Organized Health Care Arrangements to enable treatment, payment, or health care operations. All participants in our Organized Health Care Arrangements have agreed to abide by the terms of this Notice with respect to your health care information. 

We may share your information with people involved in your care. 

We may share your health information with family members, other relatives, close personal friends, or any other person(s) who are involved with your medical care, dental care, or billing. However, if you tell your provider not to share information with family members, other relatives, close friends, or anyone else, we will listen and not share your information. If you do not want us to share information, please let the staff at the clinic or facility where you receive care know. 

We may put your name and some of your information in a facility directory. 

(This section only pertains to Rutgers Health clinics and facilities with public directories.) Unless you object, we may include information about you in a public directory while you are a patient at our facilities. This information may include your name, location in Rutgers Health, your general condition (e.g., fair, stable, etc.), and your religious affiliation. This is so your family and friends can visit you at the Rutgers Health facility and generally know how you are doing. The directory information, except for your religious affiliation, may only be given to people who ask for you by name. Your religious affiliation may be given to a member of the clergy, such as a priest or rabbi, even if they don’t ask for you by name. If you do not want your name in a directory, tell the staff at our clinic or facility where you receive care.

We may use your information to help us make appointment reminders. 

We may use and share your health information to contact you as a reminder that you have an appointment for treatment or medical care or dental care at Rutgers Health. 

We may use or share your information when conducting research. 

Sharing your health information for research usually requires your approval. However, sometimes we may share your health information with researchers without your approval when their research has been approved by an Institutional Review Board or a similar privacy board that has waived the requirement to receive individual approval as allowed under regulations and law covering this area. 

We may share your information/data that cannot identify you: de-identified data or limited data sets. 

We may use or share your health information if we remove all information that could be used to identify you, i.e., “de-identified” information. We are required to remove over eighteen (18) different pieces of information that could be used to possibly identify you. We may also use or share a limited amount of health information about you in a “limited data set” for the purposes of research, public health, or health care operations if we enter into a data use agreement with the recipient of the data. 

We may share your information in case of a disaster. 

We may use or share your health information with a public or private entity approved by law or by charter to assist in disaster relief efforts including notifying your family about your condition, status, and location. If you don’t want us to share information like this, please tell the staff, clinic, or facility where you are receiving care. 

We may share information to find different ways to provide health care treatment. 

We may use and share your health information to tell you about possible treatment options or alternatives or other health-related benefits that may be of interest to you. 

We may use your health information to provide related benefits and services. 

We may use and share your health information to tell you of health-related benefits or services that may be of interest to you. 

We may share your information with companies or people who help us run our organization (business associates). 

We may use and share health information with Rutgers Health business associates. A business associate is an individual or company under contract with us to help us perform a function or activity that requires the use or sharing of health information. Examples of business associates include, but are not limited to, copy services used by us to copy medical/dental records, consultants, accountants, and lawyers. 

We may share your information with organ procurement organizations. 

We may use and share your health information with organ procurement organizations and other entities engaged in the procurement, banking, or transplantation of organs for the purpose of tissue donation and transplant. 

We may share your information with health oversight agencies. 

We may use and share your health information with a health oversight agency for activities authorized by law, including, but not limited to, licensure, certification, audits, investigations, and inspections. These activities are necessary for the government and certain private health oversight agencies to monitor the health care system, government programs, immunization registries, and compliance with civil rights. 

We may share your information with law enforcement. 

We may share your health information for law enforcement purposes with a law enforcement official if required by law, or where permitted by law, or in response to a valid subpoena. Also, we may share your health information if it is necessary for law enforcement authorities to identify or find an individual. 

We may give your information in judicial/legal proceedings. 

We may use and share your health information with a court or administrative agency when a judge or administrative agency orders us to do so. We may also use and share information about you in legal proceedings, such as in a response to a discovery request, subpoena, court order, etc. Also, Rutgers Health may use or share your health information in preparation for any dispute or litigation between you and a Rutgers Health provider, practice, or clinic. 

We may share your health information if there is a public health risk. 

We may use and share your health information with public health or legal authorities responsible for preventing or controlling disease, injury, or disability. For example, we are required by law to report the existence of a communicable disease, like measles, to the New Jersey State Department of Health to protect the health and well-being of the general public. Other ways we can share your information include: 

• to prevent or control disease, injury, or disability;
• to report births and deaths;
• to report child abuse and neglect;
• to report reactions to medications or problems with products;
• to notify a person who may have been exposed to a communicable disease or may be at risk for contracting or spreading a disease or condition;
• to notify the appropriate government authority if Rutgers Health believes a patient has been the victim of abuse, neglect, or domestic violence.

We may share your information to protect the safety of a person or the public. 

We may use and share your health information to prevent or lessen a serious and near threat to the health or safety of a person or the public. 

We may share your information for workers’ compensation programs or other work-related programs. 

We may use and share health information about you for workers’ compensation or similar programs. These programs provide benefits for work-related injuries or illnesses. 

For Military/Veterans 

We may use and share your health information as required by military command authorities if you are a member of the armed forces. 

For Inmates

If you are an inmate of a correctional institution or under the custody of a law enforcement officer, we may release your medical/dental record information to the correctional institution or law enforcement official. This release would be necessary:

1. for the institution to provide you with health care;
2. to protect your health and safety and that of others;
3. for the safety and security of the correctional institution.

Sharing as Required by Other Law

We may use and share health information about you when required to do so by State or Federal law. 

We may share your information to help national security and intelligence activities. 

We may use and share medical/dental information about you with authorized Federal officials for intelligence, counterintelligence, and other national security activities as authorized by law. We may also share health information about you with authorized Federal officials so they may provide protection to the President or other authorized persons. 

We may give your information to coroners, medical examiners, and funeral directors. 

We may release your health information to a coroner or medical examiner. This may be necessary, for example, to identify someone who may have died or to determine why a person died. Rutgers Health may also release your health information to funeral directors so they can perform their duties. 

We may give your Information to employers if your employer has asked you to receive care. 

If we have provided you with health care at the request of your employer, then we may use and share your health information with your employer to conduct medical surveillance of the workplace or to evaluate whether you have a work-related illness or injury. 

We may share your information to help the Secretary of the Department of Health and Human Services.

We may use and share your health information when required by the Federal Secretary of Health and the Department of Health and Human Services for purposes of investigating or determining compliance with the privacy law. 

Keeping Psychotherapy Notes Safe and Protected

We will, in accordance with Federal law, obtain your written approval/authorization to release your psychotherapy notes, if any, contained in your health records. However, Rutgers Health may use or disclose your psychotherapy notes for the following: 1) to carry out the following treatment, payment, or health care operations: (a) use by the originator of the psychotherapy notes for treatment; (b) use or share by Rutgers Health for its own training programs in which students, trainees, or practitioners in mental health learn under supervision to practice or improve their skills in group, joint, family, or individual counseling; or (c) use or share by Rutgers Health to defend itself in a legal action or other proceeding brought by you; and 2) a use or disclosure that is required by or permitted by Federal law.

Other Uses

Any other uses and disclosures of your health information will be made only with your written authorization. 

Changes to This Notice

Rutgers Health will abide by the terms of the Notice currently in effect. However, Rutgers Health reserves the right to change the terms of its Notice and to make the new Notice provision(s) effective for all health information Rutgers Health maintains. Rutgers Health will promptly post the revised Notice on the Rutgers Health patient care web site. 

Reliance on This Notice by Other Health Care Entities

Rutgers Health may sometimes participate in an organized health care arrangement to enable providers and entities not employed by Rutgers Health to participate in your health care. Any providers or entities participating in this arrangement may rely on this Notice as providing you with notice of their privacy practice. 

Effective Date

The effective date of the Notice is 09/01/2023.

If you have more questions or need to contact someone:

Rutgers Privacy Officer 
University Ethics and Compliance 
Rutgers, The State University of New Jersey 
335 George Street Suite 2100
New Brunswick, New Jersey 08901 
973-972-8000
[email protected]
https://uec.rutgers.edu/compliance-hotline/

Notice Informing Individuals about Nondiscrimination and Accessibility Requirements and Nondiscrimination Statement: Discrimination is against the Law

Rutgers Health complies with applicable Federal civil rights laws and does not discriminate on the basis of race, color, national origin, age, disability, or sex. Rutgers Health does not exclude people or treat them differently because of race, color, national origin, age, disability, or sex.

Rutgers Health:
Provides free aids and services to people with disabilities to communicate effectively with us, such as:

• Qualified sign language interpreters
• Written information in other formats (large print, audio, accessible electronic formats, other formats) 

Provides free language services to people whose primary language is not English, such as:

• Qualified interpreters
• Information written in other languages

If you need these services, contact the manager in the clinic where you are being seen.

If you believe that Rutgers Health has failed to provide these services or discriminated in another way on the basis of race, color, national origin, age, disability, or sex, you can file a grievance with:

Rutgers Privacy Officer
Rutgers University
335 George St Suite 2100
New Brunswick, NJ 08901
Phone: 973-972-8000 
Email: [email protected]
Compliance Hotline Website: https://uec.rutgers.edu/compliance-hotline/

You can file a grievance in person or by mail or email. If you need help filing a grievance, the Rutgers Privacy Officer is available to help you. 

You can also file a civil rights complaint with the U.S. Department of Health and Human Services, Office for Civil Rights, electronically through the Office for Civil Rights Complaint Portal, available at https://ocrportal.hhs.gov/ocr/portal/lobby.jsf, or by mail or phone at: U.S. Department of Health and Human Services, 200 Independence Avenue, SW, HHH Building, Washington, DC 20201; 1-800-368-1019, 1-800-537-7697 (TDD). Complaint forms are available at http://www.hhs.gov/ocr/office/file/index.html.

Rutgers Health is Committed to Language Accessibility. If you speak another language, assistance services, free of charge, are available to you. 

Español (Spanish)
ATENCIÓN: si habla español, tiene a su disposición servicios gratuitos de asistencia lingüistica.

繁體中文 (Chinese)
注意：如果您使用繁體中文，您可以免費獲得語言援助服務。

العربية(Arabic)

Tiếng Việt (Vietnamese)
CHÚ Ý: Nếu bạn nói Tiếng Việt, có các dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ miễn phí dành cho bạn.

Français (French)
ATTENTION : Si vous parlez français, des services d'aide linguistique vous sont proposés gratuitement.

Português (Portuguese)
ATENÇÃO: Se fala português, encontram-se disponíveis serviços linguísticos, grátis.

Русский (Russian)
ВНИМАНИЕ: Если вы говорите на русском языке, то вам доступны бесплатные услуги перевода.

한국어 (Korean)
주의: 한국어를 사용하시는 경우, 언어 지원 서비스를 무료로 이용하실 수 있습니다.
번으로 전화해 주십시오.

اُردُو (Urdu)

Polski (Polish)
UWAGA: Jeżeli mówisz po polsku, możesz skorzystać z bezpłatnej pomocy językowej.

Italiano (Italian)
ATTENZIONE: In caso la lingua parlata sia l'italiano, sono disponibili servizi di assistenza linguistica gratuiti.

िहंदी (Hindi)

ચુના (Gujarati)
ચુના: જો તમે જરાતી બોલતા હો, તો િન: લ્કુ ભાષા સહાય સેવાઓ તમારા માટ ઉપલબ્ધ છ.

Tagalog - Tagalog (Filipino)
PAUNAWA: Kung nagsasalita ka ng Tagalog, maaari kang gumamit ng mga serbisyo ng tulong sa wika nang walang bayad.

日本語 (Japanese)
注意事項：日本語を話される場合、無料の言語支援をご利用いただけます。

New Jersey Medical School (NEWARK):

Robert Wood Johnson Medical School (NEW BRUNSWICK):

Dental Medicine:

Cancer Institute of New Jersey: 732-235-2465

University Behavioral Health Care: 800-969-5300

FQHC: Eric. B. Chandler Health Center (New Brunswick): 732‐235‐6700 

Prácticas de Privacidad

Aviso de prácticas de privacidad de Rutgers para información de salud protegida para pacientes de Rutgers Health

Este aviso describe cómo se puede usar y compartir su información médica y cómo puede ver o recibir una copia de dicha información. Revíselo con atención.

En Rutgers Health, entendemos que su información médica es personal.

Rutgers Health es un proveedor de atención médica integral académica. Nos comprometemos y estamos exigidos por la ley a mante ner la privacidad de su información médica y a comunicarle lo siguiente: 1) cómo mantenemos la privacidad de su información médic a; y 2) qué puede solicitar respecto de su información médica. No usaremos ni le informaremos a terceros sobre su información médica salvo de la manera en que se describe en este Aviso o según lo requiera la ley. Este Aviso se aplica a toda la información médica con la que cuenten nuestras escuelas, departamentos, centros e institutos, que se conocen colectivamente como Rutgers Health (“RH”), así como los afiliados que son parte de una Entidad cubierta afiliada. Estas entidades incluyen las siguientes:

• Rutgers Cancer Institute of New Jersey
• Rutgers Ernest Mario School of Pharmacy
• Rutgers Health Group
• Rutgers New Jersey Medical School
• Rutgers Robert Wood Johnson Medical School
• Rutgers School of Dental Medicine
• Rutgers School of Graduate Studies
• Rutgers School of Health Professions
• Rutgers School of Nursing
• Rutgers School of Public Health
• Rutgers University Behavioral Health Care
• University Physician Associates of New Jersey, Inc.
• Graduate School of Applied and Professional Psychology
• Estas escuelas, departamentos, centros e institutos de Rutgers Health pueden compartir su información médica entre sí y con terceros externos a RH para llevar a cabo tratamientos, pagos u operaciones de cuidado de la salud. Si tiene alguna pregunta, comuníquese con el funcionario de privacidad de Rutgers al número 973-972-8000.

Qué tiene derecho a saber sobre sus registros médicos.

A pesar de que su historia clínica es propiedad de su proveedor de Rutgers Health, usted tiene los siguientes derechos: 

Puede solicitar que nos comuniquemos con usted de manera confidencial.

Puede solicitarnos que nos comuniquemos con usted de una determinada forma (por ejemplo, en su casa o en su trabajo) o que en viemos la correspondencia a una dirección diferente. Pida a la clínica o al proveedor de atención médica de RH en donde recibe serv icios que le ayuden con su solicitud.

Puede solicitar ver o recibir una copia de su información médica.

Puede solicitar ver u obtener una copia de su información médica. Sin embargo, a veces su proveedor puede negársela. Usted ti ene derecho a apelar tales denegaciones. Si cree que su proveedor no debería haberle negado la solicitud, comuníquese con el func ionario de privacidad de Rutgers al 973-972-8000 para solicitar asistencia. Si le brindamos una copia de sus registros médicos, tenemos derecho a cobrarle una tarifa por copias.

Puede solicitar una lista de las personas con quienes compartimos su información.

Puede solicitar una lista sobre las ocasiones en que compartimos su información médica y por qué. En esta lista no se incluir án las ocasiones en las que compartimos su información con fines de tratamiento, pago y operaciones de atención médica, ni algunas otras ocasiones determinadas (como divulgaciones indirectas permitidas). Puede solicitar que en la lista se incluyan hasta seis año s de información. 

Puede solicitarnos que realicemos un cambio en su información médica protegida. 

Puede solicitar que se cambie su información médica protegida o su registro médico siempre y cuando la información se encuentre en nuestros registros médicos o de facturación. Analizaremos sus solicitudes en detalle y le informaremos si se puede efectuar e l cambio que solicitó. 

Debe recibir una copia de este Aviso.

Puede solicitar una copia impresa de este Aviso. También puede encontrar una copia de este Aviso en el sitio web de Rutgers Health atención al paciente https://patientcare.rutgershealth.org/.

Debemos informarle si su información médica ha sido divulgada o compartida con alguien que no tiene derecho a verla.

Tenemos la obligación de enviarle una carta o de alguna otra manera informarle si compartimos su información médica cuando no debíamos hacerlo.

Tiene derecho a presentar una queja.

Si cree que sus derechos de privacidad han sido violados, puede presentar una queja a Rutgers Health o al Secretario del Depa rtamento de Salud y Servicios Sociales. Para presentar una queja a Rutgers Health, comuníquese con el Funcionario de privacidad a l a dirección que figura a continuación. No se tomarán represalias si presenta una queja.

Cuándo puede solicitarle a Rutgers Health que no comparta su información médica.

Tiene derecho a detener una aprobación previa para compartir su información médica.

Puede informarles a los proveedores de atención médica de Rutgers Health que ya no desea que compartamos su información médica. Si nos dio permiso para compartir su información y quiere anular dicho permiso, lo aceptaremos. No obstante, solo podremos de jar de compartir su información después de que usted nos lo solicite. Para solicitarle a Rutgers Health que deje de compartir su información, comuníquese con el consultorio, la clínica o unidad de Rutgers Health donde recibe la atención médica.

No tiene la obligación de participar de un intercambio de información médica (Health Information Exchange, HIE).

Ubicaciones de Rutgers Health New Brunswick (Robert Wood Johnson Medical School y Cancer Institute of New Jersey), New Jersey Medical School y School of Nursing (Rutgers Community Health Center) participan en el intercambio de información médica (Health Information Exchange, HIE) de New Jersey Connect. Jersey Health Connect tiene como objetivo ayudar a los pacientes y a los proveedores de atención médica autorizados que tratan al mismo paciente a compartir o intercambiar información médica relevan te. Solo los pacientes o el personal de cuidado autorizado (incluidos los médicos, hospitales, laboratorios, etc.) tienen un acceso seguro, inmediato y electrónico a su información médica vital. Esto ayuda al personal de cuidado a tener acceso a la información médica necesaria para ofrecerle la mejor atención posible. Puede encontrar más información sobre Jersey Health Connect en www.jerseyhealthconnect.org.

Hay dos formas de enviar su solicitud de exclusión:

1) enviando por correo electrónico su formulario cumplimentado a [email protected]

o

2) enviando su formulario cumplimentado por correo certificado a:
Jersey Health Connect
211 Warren Street
University Heights
Newark, NJ 07103

El personal de Rutgers Health no puede realizar el proceso de cancelación de suscripción por usted.

Si no se desuscribe de Jersey Health Connect, su información médica estará a disposición de los proveedores participantes aut orizados a través de la red de Jersey Health Connect, de acuerdo con este Aviso y la ley vigente. Si decide desuscribirse, su infor mación médica seguirá siendo utilizada de acuerdo con este Aviso y la ley vigente, pero no estará disponible de manera electrónica a través de Jersey Health Connect.

Si paga costos “de bolsillo” por sus servicios de atención médica, puede solicitarnos que no enviemos su información a un plan de salud.

Si paga los costos de su atención médica por su cuenta y no envía las facturas a ninguna compañía de seguros, puede solicitar le a su proveedor de atención médica que no envíe su información médica a un plan de salud.

Puede solicitarnos que no utilicemos su información médica para recaudar fondos.

Podremos usar y compartir determinada información médica con la Fundación Rutgers de modo que pueden comunicarse con usted para que ayude a recolectar dinero para Rutgers o sus unidades. La única información divulgada sería su información de contac to, como su nombre, dirección y número de teléfono, la información de su seguro médico, el departamento o médico que lo atiende, la in formación sobre resultados y las fechas en las que recibió tratamiento o servicios. Si no desea que Rutgers Health se comunique co n usted para recaudar fondos, puede informarlo por correo electrónico a la Fundación Rutgers University a la dirección [email protected] o por teléfono al número 1-855-784-4722.

Puede informarnos que no desea que utilicemos su información con fines de mercadotecnia.

Si deseáramos usar o compartir su información médica con fines de mercadotecnia, incluida la información relacionada con su tratamiento, las facturas por la atención médica o el modo en que dirigimos nuestra organización, primero debemos contar con su permiso por escrito. No es necesario que solicitemos su aprobación si la mercadotecnia es para lo siguiente: 1) mercadotecnia cara a cara; 2) regalos promocionales de bajo valor; 3) “recordatorios de renovación”; y 4) cualquier otra actividad que no requiera u na autorización en virtud de las leyes federales y estatales.

Puede comunicarnos que no desea que vendamos su información médica.

Rutgers Health debe obtener su autorización escrita para vender su información médica. “Vender” su información médica no incl uye lo siguiente: 1) compartir su información con fines de tratamiento, facturación por la atención o dirección de nuestra organiza ción de atención médica; 2) compartir su información con colaboradores comerciales que nos ayudan en su tratamiento, la facturación p or la atención o la dirección de nuestra organización; 3) llevar a cabo investigaciones y 4) conforme lo permita la ley. Pa ra estos puntos, no necesitamos de su autorización escrita. En casos en que la ley federal permite que Rutgers Health comparta su información méd ica a cualquier otra persona o empresa sin la aprobación, el único reembolso que Rutgers Health puede recibir es una “tarifa razonable basada en el costo” para cubrir el costo de preparar y enviar su información médica. Si Rutgers Health desea vender su inform ación médica, debemos recibir su autorización escrita, en la que se debe indicar que Rutgers Health está recibiendo el pago.

De qué manera Rutgers Health podrá usar y compartir su información médica.

Podremos usar y compartir su información médica como se describe a continuación. Sin embargo, esto solamente tiene la finalidad de brindarle una visión general y no de describir todos los posibles usos y divulgaciones que puedan suceder.

Podremos usar su información médica para brindar tratamientos dentales/médicos, artículos o servicios.

Por ejemplo, podremos compartir toda o una parte de la información médica con el médico que lo atiende, el médico que lo trat a, el odontólogo que lo trata, el(los) médico(s) consultor(es), personal de enfermería, técnicos, estudiantes de medicina, de odont ología y otros profesionales de la salud que necesiten dicha información para su cuidado y tratamiento. Además, distintos departamentos podrán compartir su información médica para coordinar servicios específicos como recetas, pruebas de laboratorio o radio grafías. También podremos compartir su información médica con personas que no pertenezcan a la Rutgers Health que puedan estar involucradas en su cuidado médico/dental como miembros de su familia, servicio social, clero y otros que participan de su cuidado. Nuestro personal también podrá hablar sobre su caso en una conferencia.

Podremos compartir su información para facturar y recibir el pago de tratamientos y servicios que usted haya recibido. Podremos usar y compartir su información médica para facturar y recibir el pago de tratamientos y servicios que usted haya recibido.

Su información también podrá ser necesaria para determinar cobertura, necesidad médica, preautorizaciones o certificaciones y para administración de utilización. Podremos brindar la información a una compañía de seguros, a un tercero pagador o a otra entid ad (o a sus representantes autorizados) que participen en el pago de su factura y esta información podría incluir copias o partes de su h istoria clínica o dental. Por ejemplo, una factura enviada a la compañía de seguros podría incluir información que lo i dentifique, que identifique su diagnóstico y los procedimientos y suministros utilizados. Además, su información médica podrá ser divulgada a agencias de re caudación o de verificación de crédito.

Podremos compartir su información para dirigir nuestras operaciones y nuestra organización de atención médica.

Podremos usar y compartir su información médica para nuestras operaciones y nuestra organización de atención médica, incluido el aseguramiento de calidad, el análisis de utilización, la revisión médica/dental, la auditoría interna, la acreditación, la ce rtificación de servicios sociales, las licencias o credenciales de la Rutgers Health, ciertas investigaciones médicas/dentales y propósitos educativos.
 
Por ejemplo, Rutgers Health podrá revisar su información médica para asegurarse de que sus proveedores estén proporcionando una atención de calidad a todos sus pacientes.

Podremos compartir su información con otros proveedores de atención médica, planes de salud y centros de información.

Podremos usar y compartir su información médica con sus proveedores, plan de salud o centro de información de facturación méd ica que le ofrecen tratamiento, reciben o procesan el pago y realizan determinadas actividades operativas, según lo permite la ley.

Podremos compartir su información en los acuerdos de atención médica organizada en los que participemos.

Para determinadas actividades, los diversos componentes independientes de Rutgers Health y otros proveedores independientes se conocen como Acuerdos de atención médica organizada. Podremos compartir su información con los proveedores de salud que participan en nuestros Acuerdos de atención médica organizada para llevar a cabo el tratamiento, pago u operaciones de cuidado de la sal ud. Todos los participantes en nuestros Acuerdos de atención médica organizada han acordado cumplir con los términos de este Avis o con respecto a su información médica.

Podremos compartir su información con personas implicadas en su atención.

Podremos compartir su información médica con miembros de su familia, otros parientes, amigos cercanos o cualquier otra(s) per sona(s) que participe en su atención médica o dental, o en la facturación. No obstante, si solicita a su proveedor que no comparta su información con miembros de la familia, otros parientes, amigos cercanos u otra persona, escucharemos y no compartiremos su información. Si no desea que compartamos la información, comuníquelo al personal de la clínica o del centro en el que recibe la atención.

Podremos incluir su nombre y parte de su información en un directorio del centro de atención.

(Esta sección solo se aplica a las clínicas y los centros de Rutgers Health que tengan directorios públicos.)

A menos que usted se oponga, podremos incluir cierta información acerca de usted en un directorio público mientras sea un pac iente en nuestros centros. Esta información podrá incluir su nombre, ubicación en Rutgers Health, condición general (por ejemplo, r egular, estable, etc.) y afiliación religiosa. Esto es para que su familia y amigos puedan visitarlo en el centro de Rutgers Health y saber có mo se encuentra. La información del directorio, excepto su afiliación religiosa, podrá ser revelada sólo a personas que pregunten por usted por su nombre. Se podrá informar su afiliación religiosa a un miembro del clero, tal como un sacerdote o rabino, aunque no pregunten por ust ed por nombre. Si no desea que incluyamos su nombre en un directorio, comuníquelo al perso nal de la clínica o del centro en el que recibe la atención.

Podremos usar su información para ayudarnos a hacer recordatorios de citas.

Podremos usar y compartir su información médica para recordarle que tiene una cita para tratamiento o atención médica o denta l en Rutgers Health.

Podremos usar o compartir su información cuando realizamos investigaciones.

Para poder compartir su información médica con fines de investigación, necesitamos su aprobación. No obstante, podremos compa rtir su información médica con investigadores cuando su investigación haya sido aprobada por un Consejo de Revisión Institucional o un consejo de privacidad similar que consienta en obviar el requisito de recibir una autorización individual de acuerdo con la normativa y las leyes que cubren esta área.

Podremos compartir sus datos/información que no lo identifiquen: datos anónimos o datos limitados.

Podremos usar o compartir su información médica si eliminamos toda la información que podría utilizarse para identificarlo, e s decir, información "anónima". Estamos obligados a eliminar más de dieciocho (18) datos diferentes que podrían ser utilizados para , posiblemente, identificarlo. También podremos usar o compartir una cantidad limitada de su información médica en un "conjunto limitado de datos" a los efectos de investigación, salud pública o para ejercer funciones en materia de atención médica si conce rtamos un acuerdo de uso de información con el receptor de los datos.

Podremos usar su información en caso de un desastre.

Podremos usar o compartir su información médica con una entidad pública o privada autorizada por ley o por estatuto para ayud ar en caso de desastres, incluso podremos notificar a su familia sobre su condición, estado de salud y ubicación. Si no desea que c ompartamos información de este tipo, comuníquelo al personal, a la clínica o al centro en donde recibe la atención.

Podremos compartir información para encontrar diferentes maneras de brindar tratamientos de atención médica.

Podremos usar y compartir su información médica para comunicarle las opciones o alternativas de posibles tratamientos u otros beneficios relacionados con la salud que pueden interesarle.

Podremos usar su información médica para brindarle beneficios y servicios relacionados.

Podremos usar y compartir su información médica para comunicarle sobre beneficios o servicios relacionados con la salud que p uedan interesarle.

Podremos compartir su información con empresas o personas que nos ayuden a dirigir nuestra organización (colaboradores comerciales).

Podremos usar y compartir información médica con los colaboradores comerciales de Rutgers Health. Un colaborador comercial es una persona o empresa que hemos contratado para llevar a cabo una función o actividad que requiere compartir o usar información m édica. Algunos ejemplos de colaboradores comerciales pueden incluir, entre otros, los servicios de copiado que utilizamos para copia r las historias clínicas/dentales, consultores, contadores, abogados.

Podremos compartir su información con organizaciones de obtención de órganos.

Podremos usar y compartir su información médica con organizaciones de obtención de órganos y a otras entidades involucradas en la obtención, conservación o trasplante de órganos con el propósito de donación y trasplante de tejidos.

Podremos compartir su información con las agencias de supervisión sanitaria.

Podremos usar y compartir su información médica con una agencia de supervisión sanitaria para actividades autorizadas por ley , incluidas, entre otras, acreditaciones, certificaciones, auditorías, investigaciones e inspecciones. Estas actividades son necesa rias para que el gobierno y ciertas agencias privadas de supervisión sanitaria puedan controlar el sistema de salud, los programas gubernament ales, los registros de vacunación y el cumplimiento de los derechos civiles.

Podremos compartir su información con los agentes de la ley.

Con el propósito de hacer cumplir la ley, podremos compartir su información médica con un agente de la ley si es requerido po r la ley, cuando lo permita la ley o en respuesta a una citación judicial válida. También, podremos compartir su información médica con las autoridades policiales si es necesario para que identifiquen o localicen a un individuo.

Podremos brindar su información en procedimientos legales o judiciales.

Podremos usar y compartir su información médica con un tribunal o agencia administrativa cuando así lo solicite un juez o age ncia administrativa. También podremos usar y compartir su información en los procedimientos legales, como en respuesta a un pedido de presentación de pruebas, citación judicial, orden judicial, etc. Además, Rutgers Health podrá usar o compartir su información médica en previsión de cualquier disputa o litigio entre usted y un proveedor, un consultorio o una clínica de Rutgers Health.

Podremos compartir su información médica si existe un riesgo a la salud pública.

Podremos usar y compartir su información médica con autoridades legales o de salud pública que estén a cargo de la prevención o el control de enfermedades, lesiones o discapacidades. Por ejemplo, estamos obligados por ley a informar la existencia de enferm edades contagiosas, como el sarampión, al Departamento de Salud del Estado de Nueva Jersey para proteger la salud y el bienestar del público en general. Otras formas en las que podremos compartir su información incluyen las siguientes:

• Prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades;
• Informar sobre nacimientos o fallecimientos;
• Informar sobre el maltrato y abandono infantil;
• Informar sobre reacciones a medicamentos o problemas con productos;
• Notificar a personas que puedan haber estado expuestas a enfermedades contagiosas, o puedan estar en situación de riesgo de contraer o propagar cualquier enfermedad o condición;
• Notificar a la autoridad gubernamental apropiada si Rutgers Health cree que un paciente ha sido víctima de maltrato, negligencia o violencia doméstica.

Podremos compartir su información para proteger la seguridad de una persona o del público.

Podremos usar y compartir su información médica para prevenir o disminuir una amenaza grave e inminente a la salud o a la seg uridad de una persona o del público.

Podremos compartir su información para los programas de indemnización a trabajadores u otros programas relacionados con el trabajo.

Podremos usar y compartir su información médica para el programa de indemnización a trabajadores o programas similares. Estos programas proporcionan beneficios por enfermedades o lesiones relacionadas con el trabajo.

Para militares y veteranos

Si usted es miembro de las fuerzas armadas, podremos usar y compartir su información médica, según lo exijan las autoridades del comando militar.

Para presos

Si usted está preso en alguna institución correccional o se encuentra bajo la custodia de un agente de la ley, podremos revel ar su historia clínica o informe dental a dicha institución o a dicho agente de la ley. Esto sería necesario para: que la instituci ón le ofrezca atención médica; proteger su salud y seguridad y la de los demás; la seguridad y protección de la institución correccional.

Compartir según lo exigen otras leyes

Podremos usar y compartir su información médica cuando así lo exija la legislación federal o estatal.

Podremos compartir su información para colaborar con la seguridad nacional y las actividades de inteligencia.

Podremos usar y compartir su información médica o dental con los funcionarios federales autorizados para actividades de intel igencia, contrainteligencia y otras actividades de seguridad nacional autorizadas por ley. También podremos compartir su informació n médica con los funcionarios federales autorizados para que puedan brindar protección al Presidente o a otras personas autorizadas.

Podremos facilitar su información a médicos forenses, examinadores médicos y directores de funerarias.

Podremos revelar su información médica a un médico forense o examinador médico. Esto puede ser necesario, por ejemplo, para identificar a alguien que ha fallecido o para determinar el motivo del fallecimiento. Rutgers Health también puede divulgar s u información médica a directores de funerarias para que puedan hacer su trabajo.

Podremos facilitarle su información al empleador si este ha solicitado que usted reciba atención.

Si le brindamos atención médica a pedido de su empleador, podremos usar y compartir su información médica con su empleador para realizar vigilancia médica del lugar de trabajo o para evaluar si padece de enfermedades o presenta lesiones relacionadas con el trabajo.

Podremos compartir su información para ayudar al Secretario del Departamento de Salud y Servicios Sociales.

Podremos usar y compartir su información médica cuando el Secretario Federal de Salud y el Departamento de Salud y Servicios Sociales lo soliciten con el propósito de investigar y determinar el cumplimiento de la ley de confidencialidad.

Mantener la seguridad y protección de las notas de psicoterapia

De acuerdo con la ley federal, podremos obtener su aprobación/autorización escrita para divulgar sus notas de psicoterapia, si las hubiera, incluidas en sus registros médicos. No obstante, Rutgers Health podrá usar o divulgar sus notas de psicoterapia en las siguientes situaciones: 1) llevar a cabo el siguiente tratamiento, pago u las siguientes operaciones de atención médica: (a) uso de las notas de psicoterapia para el tratamiento por parte de s u autor; (b) Rutgers Health las usa o comparte para sus prop ios programas de capacitación en los cuales los alumnos, los aprendices o los
practicantes en materia de salud mental aprenden bajo supervisión a practicar o mejorar sus habilidades en asesoramiento grup al, familiar, individual o en conjunto; o (c) Rutgers Health las usa o comparte como método de defensa en un procedimiento judicial o de otro tipo que usted inicie; y 2) uso o divulgación requeridos o permitidos por la ley federal.

Otros usos

Cualquier otro uso y divulgación de su información médica se realizará solamente con su autorización por escrito.

Cambios a este Aviso

Rutgers Health cumplirá con los términos de este Aviso que estén en efecto actualmente. Sin embargo, Rutgers Health se reserv a el derecho a cambiar los términos de este Aviso y a hacer que las nuevas disposiciones del Aviso entren en vigencia para toda la información médica que Rutgers Health preserva. Rutgers Health publicará sin demoras el Aviso revisado en el sitio web de atención al paciente de Rutgers Health:

Dependencia en este Aviso de otras entidades de atención médica

En ocasiones, Rutgers Health puede participar en acuerdos de atención médica organizada, a fin de permitir que los proveedores y entidades no empleados por Rutgers Health participen en su atención médica. Cualquier proveedor o entidad que participe de es te acuerdo puede basarse en este Aviso y considerar que le provee un aviso de su práctica privada.

Fecha de entrada en vigencia

La fecha de entrada en vigencia de este Aviso es el 1 de septiembre de 2023.

Si tiene alguna otra pregunta o necesita comunicarse con alguien:

Funcionario de privacidad
University Ethics and Compliance
Rutgers, The State University of New Jersey
335 George Street Suite 2100
New Brunswick, New Jersey 08901
973-972-8000
[email protected]
https://uec.rutgers.edu/compliance-hotline/

Aviso para informar a las personas sobre los requisitos de no discriminación y accesibilidad y la declaración de no discriminación: La discriminación es ilegal

Rutgers Health cumple con las leyes federales vigentes sobre derechos civiles y no discrimina por motivos de raza, color, origen nacional, edad, discapacidad o sexo. Rutgers Health no excluye a las personas ni las trata de forma diferente por motivos de ra za, color, origen nacional, edad, discapacidad o sexo.

Rutgers Health:

Proporciona asistencia y servicios gratuitos a personas con discapacidades para que se comuniquen en forma efectiva con nosotros, como los siguientes:

• Intérpretes calificados en lenguaje de señas
• Información escrita en otros formatos (letra grande, audio, formatos electrónicos accesibles, otros formatos)

Proporciona servicios de idiomas gratuitos a personas cuyo idioma principal no es el inglés, como los siguientes:

• Intérpretes calificados
• Información escrita en otros idiomas

Si necesita estos servicios, comuníquese con el gerente de la clínica en la que se atiende.

Si considera que Rutgers Health no le ha proporcionado estos servicios o lo ha discriminado de alguna otra manera por motivos de raza, color, origen nacional, edad, discapacidad o sexo, puede presentar una queja ante:

Funcionario de privacidad
Rutgers University
335 George St Suite 2100
New Brunswick, NJ 08901
Teléfono: 973-972-8000
Correo electrónico: [email protected]
Sitio web de la Línea directa de quejas: https://uec.rutgers.edu/compliance-hotline/

Puede presentar una queja en persona, por correo, o correo electrónico. Si necesita ayuda para presentar una queja, el funcionario de privacidad de Rutgers está a su disposición para ayudarle.

También puede presentar una queja sobre derechos civiles ante del Departamento de Departamento de Salud y Servicios Sociales de los EE. UU., Oficina de Derechos Civiles, en forma electrónica a través del Portal de Quejas de la Oficina de Derechos Civile s, disponible en https://ocrportal.hhs.gov/ocr/portal/lobby.jsf, por correo o por teléfono a: U.S. Department of Health and Human Services, 200 Independence Avenue, SW Room 509F, HHH Building, Washington, DC 20201; 1-800-368-1019, 1- 800-537-7697 (TDD). Los formularios de quejas están disponibles en http://www.hhs.gov/ocr/office/file/index.html.

Rutgers Health se compromete con la accesibilidad lingüística. Si habla otro idioma, tiene a su disposición servicios de asis tencia gratuitos.

Español (Spanish)
ATENCIÓN: si habla español, tiene a su disposición servicios gratuitos de asistencia lingüistica.

繁體中文 (Chinese)
注意：如果您使用繁體中文，您可以免費獲得語言援助服務。

العربية (Arabic)
ملحوظة: إذا كنت تتحدث اذكر اللغة، فإن خدمات المساعدة اللغوية تتوافر لك بالمجان. اتصل برقم

Tiếng Việt (Vietnamese)
CHÚ Ý: Nếu bạn nói Tiếng Việt, có các dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ miễn phí dành cho bạn.

Français (French)
ATTENTION : Si vous parlez français, des services d'aide linguistique vous sont proposés gratuitement.

Português (Portuguese)
ATENÇÃO: Se fala português, encontram-se disponíveis serviços linguísticos, grátis.

Русский (Russian)
ВНИМАНИЕ: Если вы говорите на русском языке, то вам доступны бесплатные услуги перевода.

한국어 (Korean)
주의: 한국어를 사용하시는 경우, 언어 지원 서비스를 무료로 이용하실 수 있습니다.
번으로 전화해 주십시오.

اُردُو (Urdu)
ردار: اگر آپ اردو بولتے ہیں، تو آپ کو زبان کی مدد کی خدمات مفت میں دستیاب ہیں ۔ کال کریں .

Polski (Polish)
UWAGA: Jeżeli mówisz po polsku, możesz skorzystać z bezpłatnej pomocy językowej.

Italiano (Italian)
ATTENZIONE: In caso la lingua parlata sia l'italiano, sono disponibili servizi di assistenza linguistica gratuiti.

हंदी (Hindi)
ध्यान दें: यदि आप हिंदी बोलते हैं, तो सहायता सेवाएं, नि: शुल्क उपलब्ध हैं।

ચુના (Gujarati)
ચુના: જો તમે જરાતી બોલતા હો, તો િન: લ્કુ ભાષા સહાય સેવાઓ તમારા માટ ઉપલબ્ધ છ.

Tagalog - Tagalog (Filipino)
PAUNAWA: Kung nagsasalita ka ng Tagalog, maaari kang gumamit ng mga serbisyo ng tulong sa wika nang walang bayad.

日本語 (Japanese)
注意事項：日本語を話される場合、無料の言語支援をご利用いただけます。

New Jersey Medical School (NEWARK):

Robert Wood Johnson Medical School (NEW BRUNSWICK):

Odontología:

Cancer Institute of New Jersey: 732-235-2465

University Behavioral Health Care: 800-969-5300

FQHC: Eric. B. Chandler Health Center (New Brunswick): 732-235-6700